Imprimer des étiquettes depuis un tableur sur Mac (publipostage CSV)

Si vos étiquettes sont sur des planches, le publipostage de Word ou l’outil web gratuit d’Avery imprimera la liste de noms de votre tableur sans rien payer de plus. Si elles sont sur un rouleau dans une imprimante thermique, il vous faut un outil qui crée une étiquette par ligne, au format du rouleau. Dans les deux cas, la plupart des problèmes viennent du tableur plutôt que de l’étiquette : c’est donc la section sur la préparation du CSV qu’il vaut la peine de lire en premier.

Préparer le tableur

Tout publipostage fonctionne de la même façon : la première ligne contient les noms de colonnes, et chaque ligne suivante devient une étiquette. Le reste consiste à déjouer les façons dont les tableurs modifient discrètement vos données.

• Une seule ligne d’en-tête, des noms courts. nom, rue, ville, sku. Pas de cellules fusionnées, pas de lignes de titre au-dessus des en-têtes, pas de colonnes vides au milieu.
• Mettez au format texte ce qui ressemble à des nombres. Codes postaux, numéros de téléphone, références et numéros de code-barres perdent leurs zéros initiaux si la colonne est numérique, et un EAN à 13 chiffres peut devenir 4,00638E+12. Passez ces colonnes au format texte avant d’y coller les données.
• Supprimez les lignes vides à la fin. Une ligne qui paraît vide mais contient une espace peut devenir une étiquette vierge.
• Gardez chaque champ sur une seule ligne. Les retours à la ligne dans une cellule sont autorisés en CSV, mais ils sont la cause la plus fréquente de colonnes décalées lors d’une fusion. Utilisez des colonnes séparées pour les lignes d’adresse.
• Vérifiez la valeur la plus longue. Triez par longueur, ou faites simplement défiler, et trouvez le nom ou l’adresse le plus long. Concevez l’étiquette pour celui-là, pas pour la ligne type.

Pour exporter : dans Excel, Fichier → Enregistrer sous, puis choisissez CSV UTF-8. Dans Numbers, Fichier → Exporter vers → CSV. Dans Google Sheets, Fichier → Télécharger → Valeurs séparées par des virgules. Word et Avery savent aussi lire directement un fichier Excel.

La voie gratuite : Word et Avery, sur planches

Word pour Mac fait du publipostage d’étiquettes depuis des années. Dans l’onglet Publipostage, choisissez Démarrer la fusion et le publipostage → Étiquettes et sélectionnez la référence imprimée sur votre boîte d’étiquettes. Ensuite, Sélection des destinataires : prenez votre fichier Excel ou CSV, insérez les champs de fusion dans la première étiquette, copiez cette mise en page sur le reste de la planche, affichez l’aperçu et terminez la fusion. Imprimez une planche sur papier ordinaire et superposez-la à une planche d’étiquettes pour vérifier l’alignement avant d’utiliser les vraies étiquettes.

Avery Design & Print Online est gratuit, et son import de tableur est plus facile à réussir que celui de Word. Il sait aussi remplir des codes-barres et des QR codes à partir d’une colonne. Si vous achetez des planches Avery, essayez-le avant toute autre chose.

Pages peut fusionner depuis Numbers ou Contacts, et il convient pour des lettres ou une étiquette par page. Pour une planche d’étiquettes différentes, il n’est pas fiable : prenez l’un des deux précédents.

DYMO Connect et Brother P-touch Editor importent tous deux des données pour leurs propres imprimantes. Sur une DYMO, DYMO Connect est le choix naturel. Brother documente ses fonctions de base de données surtout pour la version Windows : vérifiez d’abord la version Mac.

Quand les étiquettes sont sur un rouleau

Word et Avery raisonnent en planches. Une imprimante thermique prend les étiquettes une à une sur un rouleau : chaque ligne doit donc devenir une page au format exact de l’étiquette, pas une case d’une grille. On peut y contraindre Word avec une taille de papier personnalisée et un modèle à une seule étiquette, mais c’est fragile. C’est le cas où un logiciel d’étiquettes qui fusionne directement vaut la peine.

Imprimer depuis un CSV dans LabelPrint

Le créateur d’étiquettes de LabelPrint s’en charge sur Mac comme sur iPhone. Les étapes :

1. Créez une étiquette. Utilisez un texte provisoire aussi long que votre valeur réelle la plus longue, pour voir s’il tient.
2. Marquez ce qui change. Sélectionnez un élément texte, code-barres ou QR, activez Remplir depuis un CSV et donnez-lui un nom de champ. Si vous lui donnez le même nom qu’un en-tête de colonne, comme nom ou sku, l’association se fait toute seule. Tout ce que vous ne marquez pas reste identique sur chaque étiquette.
3. Choisissez le CSV. Les champs dont le nom correspond à une colonne (sans tenir compte des majuscules) sont remplis automatiquement ; choisissez la colonne à la main pour les autres. Les fichiers séparés par des virgules, des points-virgules ou des tabulations fonctionnent tous, y compris dans les encodages qu’écrit Excel.
4. Envoyez. Chaque ligne devient une étiquette dans la file d’impression, prête à imprimer avec l’imprimante et le format du préréglage que vous choisissez. Sur Mac, vous pouvez à la place enregistrer un PDF par ligne dans un dossier.

Comme un code-barres peut être rempli depuis une colonne, la même fusion produit des étiquettes produits portant chacune le code-barres de sa propre référence, ou des étiquettes d’inventaire avec un QR code menant à la fiche de chaque article. Voir les étiquettes code-barres sur Mac pour choisir le type de code-barres.

Si seul un numéro change, vous n’avez pas du tout besoin de tableur : le guide étiquettes numérotées explique comment imprimer une série à partir d’un numéro de départ.

Les limites à connaître

• Les lots CSV, l’export PDF et les formats d’étiquette personnalisés nécessitent Unlimited. Tarifs.
• Chaque ligne s’imprime comme une étiquette distincte, au format de l’étiquette, ce qui convient aux rouleaux. Pour une planche de 30 adresses sur papier Lettre US, Word ou Avery mettent mieux la planche en page.
• Il lit le CSV, pas directement les fichiers Excel ni Google Sheets. Exportez d’abord.
• L’ajustement est votre affaire. Un champ plus long que son cadre ne réorganise pas l’étiquette pour vous : c’est pourquoi la première étape dit de concevoir pour la valeur la plus longue. Imprimez une ou deux lignes avant le fichier entier.

Étiquettes d’adresse sur une imprimante 4x6

Un usage courant : une liste d’adresses imprimées une par étiquette 4x6 (100 × 150 mm) ou 100 × 70 mm, pour les colis que vous postez vous-même. Cela marche bien avec les modèles d’adresse et d’expédition intégrés. Si, en revanche, vous imprimez des étiquettes générées par un transporteur, vous ne fusionnez rien, et le guide qu’il vous faut est imprimer des étiquettes 4x6 sur Mac.