Macでスプレッドシートからラベルを印刷する（CSVの差し込み印刷）

ラベルがシートなら、Wordの差し込み印刷かAveryの無料Webツールで、スプレッドシートの名前を追加費用なしで印刷できます。感熱プリンターのロールなら、ロールのサイズで1行につき1枚のラベルを作れるものが必要です。どちらの場合も、問題のほとんどはラベルではなくスプレッドシートから生じるので、最初に読む価値があるのはCSVの準備についての節です。

スプレッドシートを準備する

差し込み印刷の仕組みはどれも同じです。1行目に列名があり、それ以降の各行が1枚のラベルになります。あとは、スプレッドシートが黙ってデータを変えてしまうパターンを避けるだけです。

• 見出し行は1行だけ、名前は短く。name、street、city、skuのように。結合したセルや、見出しの上のタイトル行、途中の空の列は入れないでください。
• 数字のような文字列は文字列として書式設定する。郵便番号、電話番号、SKU、バーコード番号は、列が数値の列だと先頭のゼロが消え、13桁のEANは4.00638E+12に変わることがあります。データを貼り付ける前に、それらの列を文字列に設定してください。
• 末尾の空の行を削除する。空に見えてもスペースが入っている行は、空白のラベルになることがあります。
• 各フィールドは1行に収める。セル内の改行はCSVとして正しいものですが、差し込みで列がずれるいちばんの原因です。住所の各行には別々の列を使ってください。
• いちばん長い値を確認する。長さで並べ替えるか、ただスクロールして、いちばん長い名前や住所を見つけます。標準的な行ではなく、その1件に合わせてラベルをデザインしてください。

書き出し方：Excelでは「ファイル」→「名前を付けて保存」でCSV UTF-8を選びます。Numbersでは「ファイル」→「書き出す」→「CSV」。Googleスプレッドシートでは「ファイル」→「ダウンロード」→「カンマ区切り形式（.csv）」。WordとAveryはExcelファイルを直接読み込むこともできます。

無料の方法：シートならWordとAvery

Word for Macは何年も前からラベルの差し込み印刷に対応しています。「差し込み文書」タブで「差し込み印刷の開始」→「ラベル」を選び、ラベルの箱に印刷されている製品番号を選びます。次に「宛先の選択」でExcelファイルかCSVを指定し、最初のラベルに差し込みフィールドを挿入して、そのレイアウトをシートの残りにコピーし、プレビューしてから差し込みを完了します。本番の用紙を使う前に、普通紙に1枚印刷し、ラベルシートに重ねて位置を確認してください。

Avery Design & Print Onlineは無料で、スプレッドシートの読み込みはWordより失敗しにくくなっています。列からバーコードやQRコードを入力することもできます。Averyのシートを買っているなら、まずこれを試してください。

PagesはNumbersや連絡先から差し込むことができ、手紙や1ページに1枚のラベルなら問題ありません。内容の違うラベルを並べたシートには信頼できないので、上の2つのどちらかを使ってください。

DYMO ConnectとBrother P-touch Editorは、どちらも自社のプリンター向けにデータを読み込めます。DYMOなら、DYMO Connectが自然な選択です。Brotherはデータベース機能を主にWindows版向けに説明しているので、まずMac版を確認してください。

ラベルがロールの場合

WordとAveryはシート単位で考えます。感熱プリンターはロールからラベルを1枚ずつ送るので、各行はグリッドの1マスではなく、ラベルの正確なサイズの1ページにならなければなりません。カスタム用紙サイズと1枚だけのテンプレートでWordを無理やりそうさせることもできますが、壊れやすいやり方です。直接差し込めるラベルデザインソフトが役に立つのは、まさにこの場面です。

LabelPrintでCSVから印刷する

LabelPrintのデザイン機能は、MacでもiPhoneでもこれに対応しています。手順は次のとおりです。

1. ラベルを1枚デザインする。実際のいちばん長い値と同じくらいの長さの仮の文字を使い、収まるかどうかを確認します。
2. 変わる部分を指定する。テキスト、バーコード、QRの要素を選び、「CSVから自動入力」をオンにして、フィールド名を付けます。nameやskuのように列の見出しと同じ名前にすれば、自動で対応づけられます。指定しなかったものは、どのラベルでも同じままです。
3. CSVを選ぶ。列と名前が一致するフィールドは自動で入力され（大文字・小文字は区別しません）、残りは列を手で選びます。カンマ区切り、セミコロン区切り、タブ区切りのファイルはどれも使え、Excelが書き出す文字コードにも対応しています。
4. 送る。各行が印刷キューの1枚のラベルになり、選んだプリセットのプリンターとサイズですぐに印刷できます。Macでは、代わりに1行につき1つのPDFをフォルダに書き出すこともできます。

バーコードも列から入力できるので、同じ差し込みで、1枚ずつ自分のSKUのバーコードが入った商品ラベルや、各品目の記録にリンクするQRコード付きの資産管理タグも作れます。バーコードの種類の選び方はMacでバーコードラベルを作るを参照してください。

変わるのが番号だけなら、スプレッドシートはまったく必要ありません。開始番号から連続して印刷する方法は連番ラベルのガイドで説明しています。

知っておきたい制限

• CSVからの一括作成、PDF書き出し、カスタムのラベルサイズにはUnlimitedが必要です。料金。
• 各行はラベルのサイズで1枚ずつ印刷されるので、ロールに向いています。レターサイズの用紙に30件の宛名を並べるシートなら、WordかAveryのほうがうまくレイアウトできます。
• 読み込めるのはCSVで、ExcelファイルやGoogleスプレッドシートを直接は読み込めません。先に書き出してください。
• 収まるかどうかは自分で確認する必要があります。枠より長いフィールドがあっても、ラベルのレイアウトは自動で組み替えられません。手順1でいちばん長い値に合わせてデザインするよう書いたのはそのためです。ファイル全体を印刷する前に、1〜2行だけ印刷してみてください。

4x6プリンターで宛名ラベル

よくある使い方として、自分で発送する荷物のために、住所のリストを4x6インチ（100 × 150 mm）や100 × 70 mmのラベルに1件ずつ印刷するものがあります。内蔵の住所用と配送用のテンプレートを使えばうまくいきます。ただし、配送業者が作成したラベルを印刷するなら、差し込むものは何もないので、読むべきガイドはMacで4x6ラベルを印刷するです。