Drukowanie etykiet z arkusza kalkulacyjnego na Macu (korespondencja seryjna z CSV)

Jeśli twoje etykiety są na arkuszach, korespondencja seryjna w Wordzie albo darmowe narzędzie internetowe Avery wydrukują arkusz z nazwiskami bez dodatkowych kosztów. Jeśli są na rolce w drukarce termicznej, potrzebujesz czegoś, co zrobi jedną etykietę na wiersz w rozmiarze rolki. Tak czy inaczej, większość problemów bierze się z arkusza, a nie z etykiety, więc najpierw warto przeczytać część o przygotowaniu pliku CSV.

Przygotowanie arkusza

Każda korespondencja seryjna działa tak samo: pierwszy wiersz zawiera nazwy kolumn, a każdy kolejny staje się jedną etykietą. Reszta to omijanie sposobów, w jakie arkusze po cichu zmieniają twoje dane.

• Jeden wiersz nagłówków, krótkie nazwy. nazwa, ulica, miasto, sku. Bez scalonych komórek, bez wierszy z tytułem nad nagłówkami, bez pustych kolumn pośrodku.
• Tekst, który wygląda jak liczba, formatuj jako tekst. Kody pocztowe, numery telefonów, SKU i numery kodów kreskowych tracą zera na początku, jeśli kolumna jest liczbowa, a 13-cyfrowy EAN może zamienić się w 4,00638E+12. Ustaw te kolumny jako tekstowe, zanim wkleisz dane.
• Usuń puste wiersze na końcu. Wiersz, który wygląda na pusty, ale ma w sobie spację, może stać się pustą etykietą.
• Każde pole w jednej linii. Podziały wiersza wewnątrz komórki są w CSV dozwolone, ale to najczęstsza przyczyna przesuwania się kolumn przy scalaniu. Na kolejne linie adresu użyj osobnych kolumn.
• Sprawdź najdłuższą wartość. Posortuj według długości albo po prostu przewiń i znajdź najdłuższe nazwisko lub adres. Projektuj etykietę pod tę wartość, a nie pod typowy wiersz.

Eksport: w Excelu Plik → Zapisz jako i wybierz CSV UTF-8. W Numbers Plik → Eksportuj do → CSV. W Arkuszach Google Plik → Pobierz → Wartości rozdzielone przecinkami (.csv). Word i Avery potrafią też odczytać plik Excela bezpośrednio.

Za darmo: Word i Avery, na arkuszach

Word na Maca od lat robi korespondencję seryjną etykiet. Na karcie Korespondencja wybierz Rozpocznij korespondencję seryjną → Etykiety i wskaż numer produktu wydrukowany na pudełku z etykietami. Potem Wybierz adresatów i użyj swojego pliku Excela lub CSV, wstaw pola korespondencji seryjnej do pierwszej etykiety, skopiuj ten układ na resztę arkusza, sprawdź podgląd i zakończ scalanie. Wydrukuj jeden arkusz na zwykłym papierze i przyłóż go do arkusza etykiet, żeby sprawdzić dopasowanie, zanim użyjesz prawdziwych etykiet.

Avery Design & Print Online jest darmowe, a jego import arkusza łatwiej ustawić poprawnie niż w Wordzie. Potrafi też wypełniać kody kreskowe i kody QR z kolumny. Jeśli kupujesz arkusze Avery, wypróbuj je przed czymkolwiek innym.

Pages potrafi scalać dane z Numbers albo Kontaktów i sprawdza się przy listach albo jednej etykiecie na stronę. Przy arkuszu z różnymi etykietami jest zawodny, więc użyj jednego z dwóch powyższych.

DYMO Connect i Brother P-touch Editor importują dane do własnych drukarek. Na DYMO naturalnym wyborem jest DYMO Connect. Funkcje bazy danych Brother opisuje głównie dla wersji na Windows, więc najpierw sprawdź wersję na Maca.

Kiedy etykiety są na rolce

Word i Avery myślą arkuszami. Drukarka termiczna pobiera z rolki jedną etykietę naraz, więc każdy wiersz powinien stać się jedną stroną w dokładnym rozmiarze etykiety, a nie jedną komórką siatki. Da się zmusić do tego Worda własnym rozmiarem papieru i szablonem z jedną etykietą, ale to kruche rozwiązanie. To przypadek, w którym warto mieć edytor etykiet scalający dane bezpośrednio.

Drukowanie z CSV w LabelPrint

Edytor w LabelPrint robi to na Macu i na iPhonie. Kroki:

1. Zaprojektuj jedną etykietę. Użyj tekstu zastępczego tak długiego jak twoja najdłuższa prawdziwa wartość, żeby widzieć, czy się mieści.
2. Oznacz, co się zmienia. Zaznacz element tekstowy, kod kreskowy albo kod QR, włącz Wypełnianie z CSV i nadaj mu nazwę pola. Jeśli nazwiesz je tak samo jak nagłówek kolumny, np. nazwa albo sku, zostanie dopasowane automatycznie. Wszystko, czego nie oznaczysz, pozostaje takie samo na każdej etykiecie.
3. Wybierz plik CSV. Pola, których nazwy pasują do kolumny (wielkość liter nie ma znaczenia), wypełnią się automatycznie; dla pozostałych wybierz kolumnę ręcznie. Działają pliki rozdzielane przecinkami, średnikami i tabulatorami, także w kodowaniach, w których zapisuje je Excel.
4. Wyślij. Każdy wiersz staje się jedną etykietą w kolejce drukowania, gotową do wydruku z drukarką i rozmiarem wybranego presetu. Na Macu możesz zamiast tego zapisać do folderu jeden PDF na wiersz.

Ponieważ kod kreskowy może być wypełniany z kolumny, to samo scalanie zrobi etykiety produktowe, z których każda ma własny kod kreskowy SKU, albo etykiety inwentarzowe z kodem QR prowadzącym do karty każdego przedmiotu. Jak wybrać rodzaj kodu, opisuje poradnik etykiety z kodami kreskowymi na Macu.

Jeśli zmienia się tylko numer, arkusz w ogóle nie jest potrzebny: poradnik numerowane etykiety opisuje druk serii od numeru początkowego.

Ograniczenia, które warto znać

• Serie z CSV, eksport do PDF i własne rozmiary etykiet wymagają Unlimited. Cennik.
• Każdy wiersz drukuje się jako osobna etykieta w jej rozmiarze, co pasuje do rolek. Arkusz z 30 adresami na papierze Letter lepiej rozłoży Word albo Avery.
• Czyta pliki CSV, a nie bezpośrednio pliki Excela czy Arkusze Google. Najpierw wyeksportuj dane.
• Dopasowanie to twoje zadanie. Pole dłuższe niż ramka nie przebuduje za ciebie etykiety, dlatego pierwszy krok mówi, żeby projektować pod najdłuższą wartość. Zanim wydrukujesz cały plik, wydrukuj jeden albo dwa wiersze.

Etykiety adresowe na drukarce 4x6

Częste zastosowanie: lista adresów drukowana po jednym na etykiecie 4x6 (100 × 150 mm) albo 100 × 70 mm, na paczki, które nadajesz samodzielnie. Sprawdza się to dobrze z wbudowanymi szablonami adresowymi i wysyłkowymi. Jeśli jednak drukujesz etykiety wygenerowane przez przewoźnika, niczego nie scalasz i potrzebujesz poradnika drukowanie etykiet 4x6 na Macu.