Imprimir etiquetas desde una hoja de cálculo en un Mac (combinar correspondencia con CSV)

Si tus etiquetas vienen en hojas, la combinación de correspondencia de Word o la herramienta web gratuita de Avery imprimen una hoja de cálculo de nombres sin pagar nada más. Si van en un rollo en una impresora térmica, necesitas algo que haga una etiqueta por fila al tamaño del rollo. En los dos casos, la mayoría de los problemas vienen de la hoja de cálculo y no de la etiqueta, así que la sección sobre cómo preparar el CSV es la que conviene leer primero.

Preparar la hoja de cálculo

Todas las combinaciones de correspondencia funcionan igual: la primera fila lleva los nombres de las columnas, y cada fila siguiente se convierte en una etiqueta. Lo demás consiste en esquivar las formas en que las hojas de cálculo cambian tus datos sin avisar.

• Una fila de encabezado, con nombres cortos. nombre, calle, ciudad, sku. Sin celdas combinadas, sin filas de título encima de los encabezados y sin columnas vacías en medio.
• Da formato de texto a lo que parece un número. Los códigos postales, los teléfonos, los SKU y los números de código de barras pierden los ceros iniciales si la columna es numérica, y un EAN de 13 dígitos puede convertirse en 4,00638E+12. Pon esas columnas en formato de texto antes de pegar los datos.
• Borra las filas vacías del final. Una fila que parece en blanco pero tiene un espacio puede acabar siendo una etiqueta en blanco.
• Cada campo en una sola línea. Los saltos de línea dentro de una celda son válidos en CSV, pero son la causa más común de que las columnas se desplacen al combinar. Usa columnas separadas para las líneas de la dirección.
• Mira el valor más largo. Ordena por longitud, o simplemente desplázate, y busca el nombre o la dirección más largos. Diseña la etiqueta para ese, no para la fila típica.

Para exportar: en Excel, Archivo → Guardar como y elige CSV UTF-8. En Numbers, Archivo → Exportar a → CSV. En Hojas de cálculo de Google, Archivo → Descargar → Valores separados por comas. Word y Avery también pueden leer directamente un archivo de Excel.

La vía gratuita: Word y Avery, en hojas

Word para Mac lleva años haciendo combinaciones de correspondencia de etiquetas. En Correspondencia, elige Iniciar combinación de correspondencia → Etiquetas y selecciona la referencia impresa en la caja de tus etiquetas. Después, Seleccionar destinatarios y usa tu archivo de Excel o tu CSV, inserta los campos de combinación en la primera etiqueta, copia esa disposición al resto de la hoja, revisa la vista previa y finaliza la combinación. Imprime una hoja en papel normal y ponla contra una hoja de etiquetas para comprobar la alineación antes de usar las etiquetas de verdad.

Avery Design & Print Online es gratis, y su importación de hojas de cálculo es más fácil de acertar que la de Word. También puede rellenar códigos de barras y QR desde una columna. Si compras hojas Avery, pruébalo antes que nada.

Pages puede combinar desde Numbers o Contactos, y va bien para cartas o para una etiqueta por página. Para una hoja de etiquetas distintas no es fiable, así que usa una de las dos opciones anteriores.

DYMO Connect y Brother P-touch Editor importan datos para sus propias impresoras. En una DYMO, DYMO Connect es la opción natural. Brother documenta sus funciones de base de datos sobre todo para la versión de Windows, así que comprueba antes la versión para Mac.

Cuando las etiquetas van en rollo

Word y Avery piensan en hojas. Una impresora térmica toma las etiquetas de una en una de un rollo, así que cada fila debería convertirse en una página al tamaño exacto de la etiqueta, no en una celda de una cuadrícula. Puedes forzar a Word a hacerlo con un tamaño de papel personalizado y una plantilla de una sola etiqueta, y es frágil. Este es el caso en que merece la pena tener un diseñador de etiquetas que combine directamente.

Imprimir desde un CSV en LabelPrint

El diseñador de LabelPrint lo hace en el Mac y en el iPhone. Los pasos:

1. Diseña una etiqueta. Usa un texto de muestra tan largo como tu valor real más largo, para ver si cabe.
2. Marca lo que cambia. Selecciona un elemento de texto, código de barras o QR, activa Rellenar desde CSV y dale un nombre de campo. Si le pones el mismo nombre que a un encabezado de columna, como nombre o sku, se emparejará solo. Lo que no marques queda igual en todas las etiquetas.
3. Elige el CSV. Los campos cuyo nombre coincide con una columna (sin distinguir mayúsculas y minúsculas) se rellenan automáticamente; para el resto, elige la columna a mano. Sirven archivos separados por comas, por punto y coma y por tabuladores, incluidas las codificaciones que escribe Excel.
4. Envíalo. Cada fila se convierte en una etiqueta en la cola de impresión, lista para imprimirse con la impresora y el tamaño del preajuste que elijas. En el Mac puedes, en lugar de eso, guardar un PDF por fila en una carpeta.

Como un código de barras puede rellenarse desde una columna, la misma combinación sirve para etiquetas de producto en las que cada una lleva el código de barras de su SKU, o para etiquetas de inventario con un código QR que enlaza a la ficha de cada artículo. Consulta etiquetas con código de barras en un Mac para elegir el tipo de código.

Si lo único que cambia es un número, no necesitas ninguna hoja de cálculo: etiquetas numeradas explica cómo imprimir una serie a partir de un número inicial.

Límites que conviene conocer

• Los lotes desde CSV, la exportación a PDF y los tamaños de etiqueta personalizados requieren Unlimited. Precios.
• Cada fila se imprime como su propia etiqueta, al tamaño de la etiqueta, lo que encaja con los rollos. Para una hoja Carta con 30 direcciones, Word o Avery maquetan mejor la hoja.
• Lee CSV, no archivos de Excel ni Hojas de cálculo de Google directamente. Exporta primero.
• Que quepa es cosa tuya. Un campo más largo que su cuadro no reorganiza la etiqueta por ti, y por eso el primer paso dice que diseñes para el valor más largo. Imprime una o dos filas antes del archivo entero.

Etiquetas de dirección en una impresora de 4x6

Un uso habitual: una lista de direcciones impresa una por etiqueta de 4x6 (100 × 150 mm) o de 100 × 70 mm, para paquetes que envías tú. Eso funciona bien con las plantillas integradas de dirección y de envío. Pero si estás imprimiendo etiquetas que ha generado un transportista, no estás combinando nada, y la guía que buscas es imprimir etiquetas 10x15 en un Mac.