Etiketten aus einer Tabelle am Mac drucken (Seriendruck mit CSV)

Wenn deine Etiketten auf Bögen sind, drucken der Seriendruck von Word oder Averys kostenloses Web-Werkzeug eine Namensliste aus einer Tabelle ohne Zusatzkosten. Wenn sie auf einer Rolle im Thermodrucker sind, brauchst du etwas, das ein Etikett pro Zeile in der Größe der Rolle erzeugt. So oder so kommen die meisten Probleme von der Tabelle, nicht vom Etikett, deshalb lohnt es sich, zuerst den Abschnitt zum Vorbereiten der CSV zu lesen.

Die Tabelle vorbereiten

Jeder Seriendruck funktioniert gleich: Die erste Zeile enthält die Spaltennamen, und jede Zeile danach wird zu einem Etikett. Der Rest besteht darin, die Wege zu vermeiden, auf denen Tabellen deine Daten stillschweigend verändern.

• Eine Kopfzeile, kurze Namen. name, strasse, ort, sku. Keine verbundenen Zellen, keine Titelzeilen über der Kopfzeile, keine leeren Spalten in der Mitte.
• Text, der wie eine Zahl aussieht, als Text formatieren. Postleitzahlen, Telefonnummern, Artikelnummern und Barcode-Nummern verlieren ihre führenden Nullen, wenn die Spalte eine Zahlenspalte ist, und eine 13-stellige EAN kann zu 4,00638E+12 werden. Stell diese Spalten auf Text, bevor du die Daten einfügst.
• Leere Zeilen am Ende löschen. Eine Zeile, die leer aussieht, aber ein Leerzeichen enthält, kann zu einem leeren Etikett werden.
• Jedes Feld in einer Zeile halten. Zeilenumbrüche innerhalb einer Zelle sind in CSV erlaubt, aber sie sind die häufigste Ursache dafür, dass Spalten beim Seriendruck verrutschen. Nimm für Adresszeilen getrennte Spalten.
• Den längsten Wert prüfen. Nach Länge sortieren oder einfach scrollen und den längsten Namen oder die längste Adresse finden. Gestalte das Etikett für diesen Wert, nicht für die typische Zeile.

Zum Exportieren: in Excel Datei → Speichern unter und CSV UTF-8 wählen. In Numbers Ablage → Exportieren → CSV. In Google Tabellen Datei → Herunterladen → Kommagetrennte Werte. Word und Avery können eine Excel-Datei auch direkt lesen.

Der kostenlose Weg: Word und Avery, auf Bögen

Word für Mac kann seit Jahren Seriendruck für Etiketten. Wähle unter Sendungen Seriendruck starten → Etiketten und such die Produktnummer aus, die auf deiner Etikettenpackung steht. Dann Empfänger auswählen und deine Excel-Datei oder CSV nehmen, die Seriendruckfelder in das erste Etikett einfügen, dieses Layout auf den Rest des Bogens übertragen, die Vorschau ansehen und den Seriendruck abschließen. Druck einen Bogen auf normalem Papier und halte ihn gegen einen Etikettenbogen, um die Ausrichtung zu prüfen, bevor du die echten Bögen nimmst.

Avery Design & Print Online ist kostenlos, und sein Tabellenimport ist leichter richtig hinzubekommen als der von Word. Es kann auch Barcodes und QR-Codes aus einer Spalte füllen. Wenn du Avery-Bögen kaufst, probier es vor allem anderen.

Pages kann aus Numbers oder Kontakte zusammenführen, und für Briefe oder ein Etikett pro Seite ist das in Ordnung. Für einen Bogen mit verschiedenen Etiketten ist es unzuverlässig, nimm also eines der beiden oben.

DYMO Connect und Brother P-touch Editor importieren beide Daten für ihre eigenen Drucker. Bei einem DYMO ist DYMO Connect die naheliegende Wahl. Brother dokumentiert seine Datenbankfunktionen vor allem für die Windows-Version, prüf also zuerst die Mac-Version.

Wenn die Etiketten auf einer Rolle sind

Word und Avery denken in Bögen. Ein Thermodrucker nimmt ein Etikett nach dem anderen von einer Rolle, also sollte jede Zeile eine Seite in der exakten Größe des Etiketts werden, nicht eine Zelle in einem Raster. Du kannst Word mit einem eigenen Papierformat und einer Vorlage mit einem einzigen Etikett dazu zwingen, aber das ist wackelig. Genau hier lohnt sich ein Etiketten-Designer, der direkt zusammenführt.

Aus einer CSV drucken mit LabelPrint

Der Designer in LabelPrint erledigt das auf dem Mac und auf dem iPhone. Die Schritte:

1. Ein Etikett gestalten. Nimm Platzhaltertext, der so lang ist wie dein längster echter Wert, damit du siehst, ob er passt.
2. Markieren, was sich ändert. Ein Text-, Barcode- oder QR-Element auswählen, Aus CSV füllen einschalten und ihm einen Feldnamen geben. Wenn du es genauso nennst wie eine Spaltenüberschrift, etwa name oder sku, wird es automatisch zugeordnet. Alles, was du nicht markierst, bleibt auf jedem Etikett gleich.
3. Die CSV wählen. Felder, deren Namen zu einer Spalte passen (Groß- und Kleinschreibung egal), werden automatisch zugeordnet; für die übrigen wählst du die Spalte von Hand. Dateien mit Komma, Semikolon und Tabulator als Trennzeichen funktionieren alle, auch in den Kodierungen, die Excel schreibt.
4. Abschicken. Jede Zeile wird zu einem Etikett in der Druckwarteschlange, bereit zum Druck mit Drucker und Größe der Voreinstellung, die du wählst. Auf dem Mac kannst du stattdessen ein PDF pro Zeile in einen Ordner schreiben.

Weil sich ein Barcode aus einer Spalte füllen lässt, erzeugt derselbe Seriendruck Produktetiketten, auf denen jedes seinen eigenen Artikelnummer-Barcode trägt, oder Inventaretiketten mit einem QR-Code, der zum Datensatz des jeweiligen Gegenstands führt. Welchen Barcode-Typ du nimmst, steht unter Barcode-Etiketten am Mac.

Wenn sich nur eine Nummer ändert, brauchst du gar keine Tabelle: Nummerierte Etiketten erklärt, wie du eine Serie ab einer Startnummer druckst.

Grenzen, die man kennen sollte

• CSV-Serien, PDF-Export und eigene Etikettengrößen brauchen Unlimited. Preise.
• Jede Zeile druckt als eigenes Etikett in der Größe des Etiketts, was zu Rollen passt. Für einen Bogen mit 30 Adressen auf Letter-Papier verteilen Word oder Avery den Bogen besser.
• Es liest CSV, keine Excel-Dateien oder Google Tabellen direkt. Erst exportieren.
• Ob es passt, ist deine Sache. Ein Feld, das länger ist als sein Rahmen, ordnet das Etikett nicht für dich neu an, deshalb heißt es in Schritt eins, für den längsten Wert zu gestalten. Druck ein oder zwei Zeilen, bevor du die ganze Datei druckst.

Adressetiketten auf einem 4x6-Drucker

Ein häufiger Einsatz: eine Adressliste, gedruckt auf je ein Etikett in 4x6 (100 × 150 mm) oder 100 × 70 mm, für Pakete, die du selbst verschickst. Das klappt gut mit den eingebauten Vorlagen für Adressen und Versand. Wenn du dagegen Etiketten druckst, die ein Versanddienst erzeugt hat, führst du nichts zusammen, und 4x6-Etiketten am Mac drucken ist der Ratgeber, den du suchst.