Labels afdrukken uit een spreadsheet op een Mac (samenvoegen met CSV)

Staan je labels op vellen, dan drukken samenvoegen in Word of de gratis webtool van Avery een spreadsheet met namen af zonder extra kosten. Zitten ze op een rol in een thermische printer, dan wil je iets dat één label per rij maakt op het formaat van de rol. Hoe dan ook komen de meeste problemen uit de spreadsheet en niet uit het label, dus het onderdeel over het voorbereiden van de CSV is het eerste dat de moeite waard is om te lezen.

De spreadsheet voorbereiden

Samenvoegen werkt altijd hetzelfde: de eerste rij bevat de kolomnamen, en elke rij daarna wordt één label. De rest is vermijden dat de spreadsheet je gegevens ongemerkt verandert.

• Eén koprij, korte namen. name, street, city, sku. Geen samengevoegde cellen, geen titelrijen boven de kolomkoppen, geen lege kolommen ertussen.
• Maak van tekst die op een getal lijkt tekst. Postcodes, telefoonnummers, SKU’s en barcodenummers verliezen hun voorloopnullen als de kolom een getalkolom is, en een EAN van 13 cijfers kan veranderen in 4,00638E+12. Zet die kolommen op tekst voordat je de gegevens erin plakt.
• Verwijder lege rijen aan het eind. Een rij die leeg lijkt maar een spatie bevat, kan een leeg label worden.
• Houd elk veld op één regel. Regeleinden binnen een cel zijn toegestaan in CSV, maar ze zijn de meest voorkomende oorzaak van verschoven kolommen bij het samenvoegen. Gebruik aparte kolommen voor de adresregels.
• Controleer de langste waarde. Sorteer op lengte, of scrol gewoon, en zoek de langste naam of het langste adres. Ontwerp het label voor die ene, niet voor de gemiddelde rij.

Exporteren: in Excel kies je Bestand → Opslaan als en dan CSV UTF-8. In Numbers Archief → Exporteer naar → CSV. In Google Spreadsheets Bestand → Downloaden → Door komma’s gescheiden waarden. Word en Avery kunnen ook rechtstreeks een Excel-bestand lezen.

De gratis route: Word en Avery, op vellen

Word voor Mac kan al jaren labels samenvoegen. Kies onder Verzendlijsten Afdruk samenvoegen starten → Etiketten en kies het productnummer dat op je doos met labels staat. Kies daarna Adressen selecteren en gebruik je Excel-bestand of CSV, voeg de samenvoegvelden in het eerste label in, kopieer die indeling naar de rest van het vel, bekijk het voorbeeld en voltooi het samenvoegen. Druk één vel af op gewoon papier en houd het tegen een vel met labels om de uitlijning te controleren voordat je de echte labels gebruikt.

Avery Design & Print Online is gratis, en de import van een spreadsheet gaat er makkelijker goed dan in Word. Het kan ook barcodes en QR-codes vullen uit een kolom. Koop je vellen van Avery, probeer het dan voor al het andere.

Pages kan samenvoegen uit Numbers of Contacten, en dat gaat prima voor brieven of één label per pagina. Voor een vel met verschillende labels is het onbetrouwbaar, dus gebruik een van de twee hierboven.

DYMO Connect en Brother P-touch Editor importeren allebei gegevens voor hun eigen printers. Op een DYMO is DYMO Connect de logische keuze. Brother beschrijft de databasefuncties vooral voor de Windows-versie, dus controleer eerst de Mac-versie.

Als de labels op een rol zitten

Word en Avery denken in vellen. Een thermische printer neemt één label tegelijk van een rol, dus elke rij moet één pagina worden op het exacte formaat van het label, niet één cel in een raster. Je kunt Word daartoe dwingen met een eigen papierformaat en een sjabloon met één label, maar dat is wankel. Dit is het geval waarin een labelontwerper die rechtstreeks samenvoegt de moeite waard is.

Afdrukken uit een CSV in LabelPrint

Het ontwerpprogramma in LabelPrint doet dit op de Mac en op de iPhone. De stappen:

1. Ontwerp één label. Gebruik voorbeeldtekst die net zo lang is als je langste echte waarde, zodat je ziet of het past.
2. Markeer wat verandert. Selecteer een tekst-, barcode- of QR-element, zet Invullen uit CSV aan en geef het een veldnaam. Geef je het dezelfde naam als een kolomkop, zoals name of sku, dan wordt het voor je gekoppeld. Alles wat je niet markeert, blijft op elk label hetzelfde.
3. Kies de CSV. Velden waarvan de naam overeenkomt met een kolom (hoofdletters maken niet uit) worden automatisch ingevuld; kies voor de rest de kolom met de hand. Bestanden gescheiden door komma’s, puntkomma’s en tabs werken allemaal, ook in de coderingen die Excel schrijft.
4. Verstuur het. Elke rij wordt één label in de afdrukwachtrij, klaar om af te drukken met de printer en het formaat van de voorinstelling die je kiest. Op de Mac kun je in plaats daarvan één PDF per rij naar een map schrijven.

Omdat een barcode uit een kolom kan worden gevuld, maakt hetzelfde samenvoegen productlabels waarop elk label zijn eigen SKU-barcode draagt, of inventarislabels met een QR-code die naar de gegevens van elk item linkt. Zie barcodelabels op een Mac voor het kiezen van het type barcode.

Verandert er alleen een nummer, dan heb je helemaal geen spreadsheet nodig: genummerde labels behandelt het afdrukken van een reeks vanaf een beginnummer.

Beperkingen die je moet kennen

• Reeksen uit CSV, PDF-export en eigen labelformaten vragen Unlimited. Prijzen.
• Elke rij wordt afgedrukt als een eigen label op het formaat van het label, wat goed past bij rollen. Voor een vel met 30 adressen op Letter-papier zetten Word of Avery het vel beter op.
• Het leest CSV, geen Excel-bestanden of Google Spreadsheets rechtstreeks. Exporteer eerst.
• Of het past, is jouw zaak. Een veld dat langer is dan het kader, herschikt het label niet voor je; daarom zegt stap één dat je voor de langste waarde ontwerpt. Druk een of twee rijen af voordat je het hele bestand doet.

Adreslabels op een 10x15-printer

Een veelvoorkomend gebruik: een lijst met adressen, één per label van 4x6 (100 × 150 mm) of 100 × 70 mm, voor pakketten die je zelf verstuurt. Dat werkt goed met de ingebouwde sjablonen voor adressen en verzending. Druk je echter labels af die een vervoerder heeft gemaakt, dan voeg je niets samen, en is 4x6-labels afdrukken op een Mac de gids die je zoekt.