Stampare etichette da un foglio di calcolo su Mac (stampa unione da CSV)

Se le tue etichette sono su fogli, la stampa unione di Word o lo strumento web gratuito di Avery stampano un foglio di calcolo di nomi senza spendere altro. Se sono su un rotolo in una stampante termica, ti serve qualcosa che crei un’etichetta per riga nelle dimensioni del rotolo. In entrambi i casi la maggior parte dei problemi nasce dal foglio di calcolo, non dall’etichetta, quindi la sezione sulla preparazione del CSV è quella da leggere per prima.

Preparare il foglio di calcolo

Ogni stampa unione funziona allo stesso modo: la prima riga contiene i nomi delle colonne, e ogni riga successiva diventa un’etichetta. Il resto consiste nell’evitare i modi in cui i fogli di calcolo ti cambiano i dati senza dirtelo.

• Una sola riga di intestazione, nomi brevi. name, street, city, sku. Niente celle unite, niente righe di titolo sopra le intestazioni, niente colonne vuote in mezzo.
• Formatta come testo ciò che sembra un numero. CAP, numeri di telefono, SKU e numeri dei codici a barre perdono gli zeri iniziali se la colonna è numerica, e un EAN da 13 cifre può diventare 4,00638E+12. Imposta quelle colonne come testo prima di incollarci i dati.
• Elimina le righe vuote alla fine. Una riga che sembra vuota ma contiene uno spazio può diventare un’etichetta bianca.
• Tieni ogni campo su una riga. Gli a capo dentro una cella sono ammessi nel CSV, ma sono la causa più comune di colonne che slittano in una stampa unione. Usa colonne separate per le righe dell’indirizzo.
• Controlla il valore più lungo. Ordina per lunghezza, o semplicemente scorri, e trova il nome o l’indirizzo più lungo. Progetta l’etichetta per quello, non per la riga tipica.

Per esportare: in Excel, File → Salva con nome e scegli CSV UTF-8. In Numbers, File → Esporta come → CSV. In Fogli Google, File → Scarica → Valori separati da virgola. Word e Avery possono anche leggere direttamente un file Excel.

La strada gratuita: Word e Avery, su fogli

Word per Mac fa la stampa unione di etichette da anni. Nella scheda Lettere scegli Inizia stampa unione → Etichette e seleziona il codice prodotto stampato sulla confezione delle etichette. Poi Seleziona destinatari e usa il tuo file Excel o CSV, inserisci i campi unione nella prima etichetta, copia quel layout sul resto del foglio, guarda l’anteprima e completa l’unione. Stampa un foglio su carta normale e appoggialo contro un foglio di etichette per controllare l’allineamento prima di usare quelle vere.

Avery Design & Print Online è gratuito, e la sua importazione da foglio di calcolo è più facile da azzeccare di quella di Word. Può anche compilare codici a barre e QR da una colonna. Se compri fogli Avery, provalo prima di qualsiasi altra cosa.

Pages può unire dati da Numbers o da Contatti, e va bene per lettere o per un’etichetta per pagina. Per un foglio di etichette diverse non è affidabile, quindi usa uno dei due qui sopra.

DYMO Connect e Brother P-touch Editor importano entrambi dati per le proprie stampanti. Su una DYMO, DYMO Connect è la scelta naturale. Brother documenta le funzioni di database soprattutto per la versione Windows, quindi verifica prima la versione per Mac.

Quando le etichette sono su un rotolo

Word e Avery ragionano per fogli. Una stampante termica prende un’etichetta alla volta da un rotolo, quindi ogni riga dovrebbe diventare una pagina delle dimensioni esatte dell’etichetta, non una cella di una griglia. Puoi costringere Word a farlo con una dimensione pagina personalizzata e un modello da un’etichetta sola, ma è fragile. È questo il caso in cui vale la pena avere un programma per etichette che fa l’unione direttamente.

Stampare da un CSV in LabelPrint

Il designer di LabelPrint lo fa sul Mac e sull’iPhone. I passaggi:

1. Progetta un’etichetta. Usa un testo segnaposto lungo quanto il tuo valore reale più lungo, così vedi se ci sta.
2. Indica cosa cambia. Seleziona un elemento di testo, codice a barre o QR, attiva Compila da CSV e dagli un nome di campo. Se lo chiami come un’intestazione di colonna, per esempio name o sku, l’abbinamento viene fatto per te. Tutto ciò che non indichi resta uguale su ogni etichetta.
3. Scegli il CSV. I campi il cui nome corrisponde a una colonna (maiuscole e minuscole non contano) si compilano da soli; per gli altri scegli la colonna a mano. Funzionano file separati da virgole, punti e virgola e tabulazioni, comprese le codifiche che scrive Excel.
4. Invia. Ogni riga diventa un’etichetta nella coda di stampa, pronta da stampare con la stampante e il formato del preset che scegli. Sul Mac puoi invece salvare un PDF per riga in una cartella.

Dato che un codice a barre si può compilare da una colonna, la stessa unione crea etichette per prodotti in cui ognuna porta il proprio codice a barre SKU, oppure etichette inventario con un codice QR che rimanda alla scheda di ciascun articolo. Vedi etichette con codice a barre su un Mac per scegliere il tipo di codice a barre.

Se a cambiare è solo un numero, non ti serve affatto un foglio di calcolo: la guida alle etichette numerate spiega come stampare una serie a partire da un numero iniziale.

Limiti da conoscere

• Le serie da CSV, l’esportazione in PDF e i formati di etichetta personalizzati richiedono Unlimited. Prezzi.
• Ogni riga si stampa come etichetta a sé nelle dimensioni dell’etichetta, il che si adatta ai rotoli. Per un foglio di 30 indirizzi su carta Letter, Word o Avery impaginano meglio il foglio.
• Legge file CSV, non direttamente file Excel o Fogli Google. Esporta prima.
• Far stare il testo è compito tuo. Un campo più lungo del riquadro non riorganizza l’etichetta al posto tuo, ed è per questo che il primo passaggio dice di progettare per il valore più lungo. Stampa una o due righe prima dell’intero file.

Etichette per indirizzi su una stampante 4x6

Un uso comune: un elenco di indirizzi stampati uno per etichetta 4x6 (100 × 150 mm) o 100 × 70 mm, per i pacchi che spedisci da solo. Funziona bene con i modelli integrati per indirizzi e spedizioni. Se però stai stampando etichette generate da un corriere, non stai unendo niente, e la guida che ti serve è stampare etichette 4x6 su un Mac.