Imprimir etiquetas de uma planilha no Mac (mala direta com CSV)

Se as suas etiquetas são em folhas, a mala direta do Word ou a ferramenta web gratuita da Avery imprimem uma planilha de nomes sem custo extra. Se estão num rolo, numa impressora térmica, você precisa de algo que faça uma etiqueta por linha no tamanho do rolo. De qualquer jeito, a maioria dos problemas vem da planilha, não da etiqueta, então a seção sobre preparar o CSV é a que vale ler primeiro.

Preparando a planilha

Toda mala direta funciona do mesmo jeito: a primeira linha tem os nomes das colunas, e cada linha depois dela vira uma etiqueta. O resto é evitar as maneiras como as planilhas alteram os seus dados sem avisar.

• Uma linha de cabeçalho, nomes curtos. nome, rua, cidade, sku. Sem células mescladas, sem linhas de título acima do cabeçalho, sem colunas vazias no meio.
• Formate como texto o que parece número. CEPs, telefones, SKUs e números de código de barras perdem os zeros à esquerda se a coluna for numérica, e um EAN de 13 dígitos pode virar 4,00638E+12. Defina essas colunas como texto antes de colar os dados.
• Apague as linhas vazias do final. Uma linha que parece em branco, mas tem um espaço, pode virar uma etiqueta em branco.
• Mantenha cada campo numa só linha. Quebras de linha dentro de uma célula são permitidas em CSV, mas são a causa mais comum de colunas deslocadas numa mala direta. Use colunas separadas para as linhas do endereço.
• Confira o valor mais longo. Ordene por comprimento, ou simplesmente role a planilha, e encontre o nome ou o endereço mais longo. Crie a etiqueta pensando nele, não na linha típica.

Para exportar: no Excel, Arquivo → Salvar como e escolha CSV UTF-8. No Numbers, Arquivo → Exportar para → CSV. No Google Planilhas, Arquivo → Fazer download → Valores separados por vírgula. O Word e a Avery também leem um arquivo do Excel diretamente.

O caminho gratuito: Word e Avery, em folhas

O Word para Mac faz mala direta de etiquetas há anos. Na guia Correspondências, escolha Iniciar Mala Direta → Etiquetas e selecione o código de produto impresso na caixa das etiquetas. Depois, em Selecionar Destinatários, use o seu arquivo do Excel ou o CSV, insira os campos de mesclagem na primeira etiqueta, copie esse layout para o resto da folha, visualize e conclua a mala direta. Imprima uma folha em papel comum e sobreponha-a a uma folha de etiquetas para conferir o alinhamento antes de usar as etiquetas de verdade.

O Avery Design & Print Online é gratuito, e a importação de planilha dele é mais fácil de acertar do que a do Word. Ele também preenche códigos de barras e códigos QR a partir de uma coluna. Se você compra folhas Avery, experimente-o antes de qualquer outra coisa.

O Pages faz mala direta a partir do Numbers ou do Contatos e serve para cartas ou para uma etiqueta por página. Para uma folha de etiquetas diferentes, não é confiável; use uma das duas opções acima.

O DYMO Connect e o Brother P-touch Editor importam dados para as suas próprias impressoras. Numa DYMO, o DYMO Connect é a escolha natural. A Brother documenta os recursos de banco de dados principalmente para a versão de Windows, então confira antes a versão para Mac.

Quando as etiquetas estão num rolo

O Word e a Avery pensam em folhas. Uma impressora térmica puxa uma etiqueta por vez de um rolo, então cada linha deve virar uma página no tamanho exato da etiqueta, não uma célula de uma grade. Dá para forçar o Word a isso com um tamanho de papel personalizado e um modelo de uma etiqueta só, e o resultado é frágil. É nesse caso que vale ter um editor de etiquetas que faça a mala direta diretamente.

Imprimindo a partir de um CSV no LabelPrint

O editor do LabelPrint faz isso no Mac e no iPhone. Os passos:

1. Crie uma etiqueta. Use um texto provisório tão longo quanto o seu valor real mais longo, para ver se ele cabe.
2. Marque o que muda. Selecione um elemento de texto, código de barras ou QR, ative Preencher a partir de CSV e dê a ele um nome de campo. Se você usar o mesmo nome de um cabeçalho de coluna, como nome ou sku, a correspondência é feita para você. O que você não marcar fica igual em todas as etiquetas.
3. Escolha o CSV. Os campos cujos nomes coincidem com uma coluna (maiúsculas e minúsculas não importam) são preenchidos automaticamente; para os outros, escolha a coluna à mão. Arquivos separados por vírgula, ponto e vírgula e tabulação funcionam, incluindo as codificações que o Excel grava.
4. Envie. Cada linha vira uma etiqueta na fila de impressão, pronta para imprimir com a impressora e o tamanho do preset que você escolher. No Mac, você pode, em vez disso, gravar um PDF por linha numa pasta.

Como um código de barras pode ser preenchido a partir de uma coluna, a mesma mala direta faz etiquetas de produto em que cada uma leva o próprio código de barras de SKU, ou etiquetas de patrimônio com um código QR que leva ao registro de cada item. Veja etiquetas com código de barras no Mac para escolher o tipo de código de barras.

Se o que muda é só um número, você nem precisa de planilha: etiquetas numeradas explica como imprimir uma série a partir de um número inicial.

Limites que vale conhecer

• Lotes de CSV, exportação em PDF e tamanhos de etiqueta personalizados exigem o Unlimited. Preços.
• Cada linha imprime como uma etiqueta própria, no tamanho da etiqueta, o que combina com rolos. Para uma folha de 30 endereços em papel Carta (Letter), o Word ou a Avery organizam melhor a folha.
• Ele lê CSV, não arquivos do Excel nem do Google Planilhas diretamente. Exporte antes.
• Fazer caber é com você. Um campo mais longo que a caixa não vai reorganizar a etiqueta sozinho, e é por isso que o primeiro passo manda criar a etiqueta pensando no valor mais longo. Imprima uma ou duas linhas antes do arquivo inteiro.

Etiquetas de endereço numa impressora 4x6

Um uso comum: uma lista de endereços impressa um por etiqueta 4x6 (100 × 150 mm) ou de 100 × 70 mm, para pacotes que você mesmo despacha. Isso funciona bem com os modelos de endereço e de envio incluídos. Mas, se você está imprimindo etiquetas geradas por uma transportadora, não está mesclando nada, e imprimir etiquetas 4x6 no Mac é o guia de que você precisa.