Etiquetas numeradas en secuencia en un Mac: etiquetas de activo, rifas y números de lote

Las etiquetas numeradas son una combinación de correspondencia disfrazada: si una hoja de cálculo sabe contar, cualquier herramienta de etiquetas que lea una hoja de cálculo sabe numerar. Esa es la forma gratuita, y funciona. Un programa con la numeración integrada se ahorra el paso de la hoja de cálculo y, lo que es más útil, recuerda dónde lo dejaste. Esta guía cubre las dos cosas, además de fechas y horas estampadas al imprimir, para etiquetas de activo, papeletas de rifa y números de lote.

La forma gratuita: deja que cuente una hoja de cálculo

1. En Numbers, Excel o Google Sheets, pon un encabezado como numero en la primera celda.
2. Escribe 1 y 2 debajo, selecciona las dos celdas y arrastra el controlador de relleno hacia abajo hasta llegar al último número que necesites.
3. Para un ancho fijo como 0001, da a la columna formato de texto y usa una fórmula, o un formato de número personalizado 0000, antes de exportar. Sin eso, los ceros a la izquierda desaparecen.
4. Añade un prefijo en la columna siguiente si lo quieres: una fórmula como ="IT-"&TEXTO(A2;"0000") en Excel o Google Sheets convierte 1 en IT-0001.
5. Usa la hoja como origen de datos de una combinación de correspondencia de etiquetas en Word, o impórtala en Avery Design & Print. Cada etiqueta toma la fila siguiente.

Imprimir etiquetas desde una hoja de cálculo explica la combinación en sí y las trampas de la hoja de cálculo.

Herramientas con la numeración integrada

• Avery Design & Print Online puede añadir números correlativos, en texto o como código de barras, sin hoja de cálculo. Es gratis, y la opción evidente con hojas de Avery.
• DYMO Connect y Brother P-touch Editor tienen numeración para sus propias impresoras, y así es como muchas oficinas hacen sus etiquetas de activo en una LabelWriter o una P-touch.

Lo que ninguno de los métodos con hoja de cálculo hace es recordar. El mes que viene necesitas saber que la última etiqueta fue la 0347, y eso vive en tu cabeza o en una nota.

Etiquetas numeradas en LabelPrint

El diseñador de LabelPrint tiene tres campos que se rellenan solos al imprimir. Escríbelos en cualquier elemento de texto, o en el valor de un código de barras o de un código QR:

• {{serial}}: un número correlativo. Tú fijas cuántos dígitos tiene (así, con cuatro, el 7 se imprime como 0007) y el paso entre una etiqueta y la siguiente.
• {{date}}: la fecha de hoy, o una fecha un número fijo de días después, en el formato que elijas, entre ellos MM/dd/yyyy, yyyy-MM-dd y dd.MM.yyyy.
• {{time}}: la hora de impresión, en formato de 24 horas HH:mm.

Después, Imprimir una serie: elige cuántas etiquetas (hasta 1000 de una vez en el Mac, 500 en el iPhone) y el número inicial. La app te muestra el rango, por ejemplo 0001 – 0250, antes de imprimir nada. La serie va a la cola de impresión o, en el Mac, se puede guardar como un solo PDF. Después, la etiqueta recuerda dónde se quedó, así que la siguiente serie te sugiere empezar en el 0251.

Tres trabajos habituales

Etiquetas de activo

Empieza desde la plantilla de etiqueta de activo o la de inventario. Pon IT-{{serial}} en un código de barras Code 128 y el mismo texto debajo, fija cuatro o cinco dígitos e imprime una serie. Cada portátil, monitor o herramienta recibe un número que se puede escanear y que coincide con tu hoja de inventario. Si quieres que la etiqueta lleve también el nombre o la ubicación del objeto, eso son datos de cada objeto, así que usa un CSV en lugar de una serie. Las etiquetas con código de barras en un Mac explican por qué Code 128 es el tipo adecuado aquí.

Papeletas de rifa y entradas para eventos

Las plantillas de papeleta de rifa y de entrada para eventos son un punto de partida. Pon {{serial}} en dos sitios, uno en la parte que te quedas y otro en la que entregas; todas las copias del campo en una etiqueta reciben el mismo número, así que la matriz y la papeleta coinciden. Imprime la serie y corta por la línea. Una advertencia: no es una papeleta a prueba de falsificaciones, y cualquiera con una impresora de etiquetas puede hacer una. Para la rifa de un colegio, basta.

Números de lote

La plantilla de número de lote, o cualquier etiqueta de producto, admite una línea como Lote {{serial}} · envasado {{date}}. Para alimentos, añade una línea de consumo preferente con {{date}} fijado 30 días más tarde, o lo que dure tu producto. Las dos fechas salen del día en que imprimes, así que imprime el día en que envasas. Más sobre etiquetas de producto en cómo diseñar etiquetas de producto en un Mac.

Límites que conviene conocer

• En la versión gratuita, cada etiqueta de una serie cuenta para las cinco al día, así que cualquier tirada de verdad necesita Unlimited. Las etiquetas que llevan un código de barras o un código QR también necesitan Unlimited para imprimirse. Precios.
• Los números no se comprueban contra nada. Nada te impide imprimir del 0001 al 0250 dos veces. Lleva un registro de los rangos que imprimes cuando importe que no se repitan.
• Una serie repite el mismo diseño con un número distinto. Si cada etiqueta necesita además palabras distintas, usa un CSV.
• En una impresora térmica, los números en letra pequeña son donde primero se nota una impresión débil. Si los dígitos se ven rotos, consulta las etiquetas térmicas descoloridas.