Doorlopend genummerde labels op een Mac: inventarislabels, loten en batchnummers

Genummerde labels zijn samenvoegen in vermomming: als een spreadsheet kan tellen, kan elke labeltool die een spreadsheet leest nummeren. Dat is de gratis manier, en die werkt. Software met ingebouwde nummering bespaart je de stap met de spreadsheet en, nuttiger nog, onthoudt waar je bent gebleven. Deze gids behandelt allebei, plus datums en tijden die bij het afdrukken worden ingevuld, voor inventarislabels, loten, batch- en partijnummers.

De gratis manier: laat een spreadsheet tellen

1. Zet in Numbers, Excel of Google Spreadsheets een kolomkop zoals nummer in de eerste cel.
2. Typ 1 en 2 eronder, selecteer ze allebei en sleep de vulgreep omlaag tot je bij het laatste nummer bent dat je nodig hebt.
3. Voor een vaste breedte zoals 0001 zet je de kolom op tekst en gebruik je een formule, of een aangepaste getalnotatie van 0000, voordat je exporteert. Zonder dat verdwijnen de voorloopnullen.
4. Voeg in de volgende kolom een voorvoegsel toe als je dat wilt: een formule zoals ="IT-"&TEKST(A2;"0000") in Excel of Google Spreadsheets maakt van 1 IT-0001.
5. Gebruik het werkblad als gegevensbron voor het samenvoegen van etiketten in Word, of importeer het in Avery Design & Print. Elk label neemt de volgende rij.

Labels afdrukken uit een spreadsheet behandelt het samenvoegen zelf en de valkuilen in de spreadsheet.

Tools met ingebouwde nummering

• Avery Design & Print Online kan doorlopende nummers toevoegen, als tekst of als barcode, zonder spreadsheet. Gratis, en de logische keuze op vellen van Avery.
• DYMO Connect en Brother P-touch Editor hebben allebei nummering voor hun eigen printers, en zo maken veel kantoren inventarislabels op een LabelWriter of een P-touch.

Wat geen van de methoden met een spreadsheet doet, is onthouden. Volgende maand moet je weten dat het laatste label 0347 was, en dat zit in je hoofd of in een notitie.

Genummerde labels in LabelPrint

Het ontwerpprogramma in LabelPrint heeft drie velden die zichzelf invullen bij het afdrukken. Typ ze in elk tekstelement, of in de waarde van een barcode of QR-code:

• {{serial}}: een oplopend nummer. Je stelt in hoeveel cijfers het heeft (met vier cijfers wordt 7 dus afgedrukt als 0007) en de stap tussen de labels.
• {{date}}: de datum van vandaag, of een datum een ingesteld aantal dagen vooruit, in een notatie die je kiest, waaronder MM/dd/yyyy, yyyy-MM-dd en dd.MM.yyyy.
• {{time}}: het tijdstip van afdrukken, in 24-uursnotatie als HH:mm.

Daarna Reeks printen: kies hoeveel labels (tot 1.000 tegelijk op de Mac, 500 op de iPhone) en het beginnummer. De app toont het bereik, bijvoorbeeld 0001 – 0250, voordat er iets wordt afgedrukt. De reeks gaat naar de afdrukwachtrij, of kan op de Mac als één PDF worden bewaard. Daarna onthoudt het label waar het is gestopt, dus de volgende reeks stelt voor om bij 0251 te beginnen.

Drie veelvoorkomende klussen

Inventarislabels

Begin met het sjabloon voor een inventarislabel of een voorraadlabel. Zet IT-{{serial}} in een Code 128-barcode en dezelfde tekst eronder, stel vier of vijf cijfers in en druk een reeks af. Elke laptop, elk scherm en elk stuk gereedschap krijgt een scanbaar nummer dat overeenkomt met je inventarisspreadsheet. Wil je dat het label ook de naam of de locatie van een item draagt, dan zijn dat gegevens per item, dus gebruik dan een CSV in plaats van een reeks. Barcodelabels op een Mac legt uit waarom Code 128 hier het juiste type is.

Loten en toegangskaartjes

De sjablonen voor een lot en een toegangskaartje zijn een beginpunt. Zet {{serial}} op twee plekken, één op het deel dat je houdt en één op het deel dat je uitdeelt; elke kopie van het veld op een label krijgt hetzelfde nummer, dus het strookje en het lot komen overeen. Druk de reeks af en knip langs de lijn. Eén waarschuwing: dit is geen fraudebestendig kaartje, en iedereen met een labelprinter kan er een maken. Voor een loterij op school is dat prima.

Batch- en partijnummers

Het sjabloon voor een partijnummer, of elk productlabel, kan een regel bevatten als Partij {{serial}} · verpakt {{date}}. Voeg voor voedsel een regel “ten minste houdbaar tot” toe met {{date}} 30 dagen vooruit, of zo lang als je product goed blijft. Beide datums komen van de dag waarop je afdrukt, dus druk af op de dag dat je verpakt. Meer over productlabels in productlabels ontwerpen op een Mac.

Beperkingen die je moet kennen

• In de gratis versie telt elk label in een reeks mee voor de vijf per dag, dus voor elke echte reeks heb je Unlimited nodig. Labels met een barcode of QR-code vragen ook Unlimited om af te drukken. Prijzen.
• Nummers worden nergens mee vergeleken. Niets houdt je tegen om 0001 tot 0250 twee keer af te drukken. Houd een logboek bij van de bereiken die je afdrukt als elk nummer uniek moet zijn.
• Een reeks herhaalt hetzelfde ontwerp met een ander nummer. Moet elk label ook andere woorden hebben, gebruik dan een CSV.
• Op een thermische printer zijn nummers in een kleine letter de plek waar een te lichte afdruk het eerst opvalt. Zien cijfers er onderbroken uit, kijk dan bij vervaagde thermische labels.