Macで連番ラベルを作る：資産管理タグ、チケット、ロット番号

番号付きのラベルは、姿を変えた差し込み印刷です。スプレッドシートで数えられるなら、スプレッドシートを読み込めるラベルツールはどれでも番号を振れます。これが無料の方法で、ちゃんと使えます。番号付け機能が組み込まれたソフトなら、スプレッドシートの手順を省けるうえ、もっと役に立つことに、どこまで印刷したかを覚えていてくれます。このガイドでは両方の方法と、印刷時に入る日付と時刻について、資産管理タグ、抽選券、バッチ番号やロット番号を例に説明します。

無料の方法：スプレッドシートに数えさせる

1. Numbers、Excel、Googleスプレッドシートで、最初のセルにnumberのような見出しを入れます。
2. その下に1と2を入力して両方を選択し、必要な最後の番号に届くまでフィルハンドルを下にドラッグします。
3. 0001のような固定の桁数にするには、書き出す前に列を文字列として書式設定して数式を使うか、0000というユーザー定義の表示形式を使います。そうしないと、先頭の0が消えてしまいます。
4. 接頭辞が必要なら次の列に加えます。ExcelやGoogleスプレッドシートで="IT-"&TEXT(A2,"0000")のような数式を使うと、1がIT-0001になります。
5. そのシートをWordのラベルの差し込み印刷のデータソースとして使うか、Avery Design & Printに読み込みます。各ラベルに次の行が入ります。

差し込み印刷そのものと、スプレッドシートの落とし穴については、スプレッドシートからラベルを印刷する方法で説明しています。

番号付け機能が組み込まれたツール

• Avery Design & Print Onlineは、スプレッドシートなしで連番を文字やバーコードとして追加できます。無料で、Averyのシートならまずこれです。
• DYMO ConnectとBrother P-touch Editorは、どちらも自社のプリンター向けの番号付け機能があり、多くのオフィスはこれでLabelWriterやP-touchの資産管理タグを作っています。

スプレッドシートを使う方法のどれにもできないのは、覚えておくことです。来月には最後のタグが0347だったことを知っている必要がありますが、それは自分の頭かメモの中にしかありません。

LabelPrintで番号付きのラベルを作る

LabelPrintのデザイン機能には、印刷時に自動で入る項目が3つあります。どのテキスト要素にも、バーコードやQRコードの値にも入力できます。

• {{serial}}：連番。桁数（4桁なら7は0007と印刷されます）と、ラベルごとの増分を設定します。
• {{date}}：今日の日付、または指定した日数後の日付。MM/dd/yyyy、yyyy-MM-dd、dd.MM.yyyyなどから形式を選べます。
• {{time}}：印刷した時刻。24時間制のHH:mmです。

あとは「連番を印刷」です。ラベル数（Macでは一度に1,000枚、iPhoneでは500枚まで）と開始番号を選びます。何かが印刷される前に、アプリは0001 – 0250のように範囲を表示します。連番はプリントキューに送られるほか、Macでは1つのPDFとして保存することもできます。そのあとラベルはどこで止まったかを覚えているので、次の連番は0251から始めるよう提案されます。

よくある3つの用途

資産管理タグ

資産管理タグか在庫タグのテンプレートから始めます。Code 128のバーコードにIT-{{serial}}を入れ、その下に同じテキストを置き、桁数を4か5にして連番を印刷します。ノートパソコン、モニター、工具の1つ1つに、在庫のスプレッドシートと一致する、読み取り可能な番号が付きます。タグに品名や置き場所も入れたいなら、それは品目ごとのデータなので、連番ではなくCSVを使ってください。ここでCode 128が適している理由は、Macでバーコードラベルを作る方法で説明しています。

抽選券とイベントのチケット

抽選券とイベントチケットのテンプレートを出発点にします。{{serial}}を2か所に入れます。1つは手元に残す部分、もう1つは渡す部分です。1枚のラベルにある同じ項目にはすべて同じ番号が入るので、控えとチケットの番号が一致します。連番を印刷し、線に沿って切り離します。1つ注意があります。これは改ざん防止のチケットではなく、ラベルプリンターがあれば誰でも作れます。学校の抽選会なら、それで問題ありません。

バッチ番号とロット番号

ロット番号のテンプレートや任意の商品ラベルに、ロット {{serial}} · 包装日 {{date}}のような行を入れられます。食品なら、{{date}}を30日後（または商品の日持ちに合わせた日数）にした賞味期限の行を加えます。どちらの日付も印刷した日から計算されるので、包装する当日に印刷してください。商品ラベルについて詳しくはMacで商品ラベルをデザインする方法をご覧ください。

知っておきたい制限

• 無料版では、連番の各ラベルが1日5枚の枠に数えられるので、本格的に印刷するにはUnlimitedが必要です。バーコードやQRコードの入ったラベルの印刷にもUnlimitedが必要です。料金はこちら。
• 番号は何とも照合されません。0001から0250を2回印刷することも止められません。重複してはいけない場合は、印刷した範囲を記録しておいてください。
• 連番は、同じデザインを番号だけ変えて繰り返すものです。ラベルごとに文言も変える必要があるなら、CSVを使ってください。
• 感熱プリンターでは、小さなフォントの数字に印刷のかすれがいちばん先に表れます。数字が欠けて見えるなら、感熱ラベルが薄く印刷される問題を参照してください。